Organisatieontwikkeling

De omgeving verandert snel: gemeenten krijgen nieuwe taken, meer en andere samenwerkingspartners, de economie floreert, de digitalisering zet zich voort en de rol van de gemeente in de lokale samenleving is in beweging. Dit heeft ontegenzeggelijk consequenties voor de bedrijfsvoering. Wat onveranderd blijft, is de ambitie om de dienstverlening aan inwoners en ondernemers op een hoog niveau te houden en te verbeteren.

Snelheid, Bereikbaarheid en in Samenhang
De koers voor de organisatieontwikkeling is voor de eerstkomende tijd in de kern samengevat in drie verbeterdoelstellingen: we willen de dienstverlening aan inwoners en ondernemers sneller, meer bereikbaar en in samenhang aanbieden. Voor de realisatie daarvan zullen een aantal jaren nodig zijn.

Visie op de organisatie: de AA-organisatie in verbinding
In 2018 hebben we de richtinggevende koers voor de ontwikkeling van de ambtelijke organisatie voor Amstelveen en Aalsmeer (organisatie AA) neergelegd in de notitie ‘De AA-organisatie in verbinding; onze visie’. In deze notitie zijn missie en visie van de organisatie als volgt verwoord:

Missie

Visie
De AA-organisatie zorgt ervoor dat alles in de gemeenten waarvoor we werken goed blijft gaan. Het bestuur besluit en de organisatie zorgt ervoor dat de acties om de gemeente leefbaar te houden voor haar inwoners ook daadwerkelijk worden uitgevoerd. We ‘doen’ het voor onze inwoners en ondernemers in de stad. Dat is ons belangrijkste uitgangspunt.

Daarvoor moeten we in verbinding staan met de toekomst, met de lokale samenleving, met de besturen van Amstelveen en Aalsmeer en met elkaar binnen de organisatie AA.

Principes voor de dienstverlening, organisatie, gedrag en informatisering
Om die verbinding tot stand te brengen hebben we principes vastgelegd voor belangrijke aspecten van de organisatie.

Voor de dienstverlening gaan wij uit van het principe ‘Digitaal, tenzij….’. Met de uitwerking van dit principe in de ontwikkeling van de organisatie gaan wij door in 2019. Richtsnoer voor de inrichting van het werk binnen de organisatie AA zijn de organisatieprincipes:

• wendbaarheid;
• opgavegericht werken vanuit de belangen van inwoners en ondernemers;
• voldoen aan regelgeving en fluiten in de geest van de wedstrijd;
• concernmatig handelen;
• processen op orde en heldere verantwoording.

Dat kunnen wij alleen realiseren als alle medewerkers werken vanuit de volgende gedragsprincipes: resultaat- en klantgerichtheid, verantwoordelijkheid nemen en eigenaarschap tonen, betrouwbaarheid, modern werknemerschap en leren van fouten. De digitalisering van de organisatie zal de komende jaren veel aandacht vragen. Voor de digitale transformatie van de organisatie AA hebben wij de volgende Informatiseringsprincipes als leidraad gekozen:

• I-principes in relatie tot de samenleving: digitalisering heeft toegevoegde waarde en we gaan zorgvuldig om met data;
• I-principes in relatie tot organisatie en processen: plaats-, tijd- en apparaat-onafhankelijk werken en zorgdragen voor veiligheid en data.

Programma organisatieontwikkeling
Om deze doelen te bereiken is een programma-organisatie opgezet. Daarin zijn vier concernbrede opgaven onderscheiden.

1. Organisatieverandering
Als we producten en diensten digitaliseren zullen eenvoudige en gestandaardiseerde taken komen te vervallen. De aard en kern van het werk binnen de organisatie verschuift naar het omgaan met complexe situaties. Als medewerkers  in zo’n context samenhangend willen opereren naar onze inwoners en ondernemers is de uitdaging voor hen om nog meer concernmatig te denken, meer afdelings-overstijgend te gaan werken, meer data-gestuurd, meer wendbaar,  nog meer in interactie met onze inwoners en met vastomlijnde processen. Met oog voor alle dilemma’s die zij dan tegenkomen zoals het balanceren tussen de regels en wat de situatie vraagt.

Als het werk van medewerkers en managers verandert, moeten we ook investeren in de bijbehorende competenties. En dan hebben we een organisatie nodig waarin we dat werk ondersteunen en borgen. Daarin is een kader-stellende rol van bedrijfsvoering essentieel. Deze elementen zullen gedurende de gehele looptijd van het programma aandacht krijgen.

2. Digitale Transformatie
In het digitale magazine ‘Amstelveen Connected’ hebben wij onze ambities voor de Digitale Transformatie van de organisatie AA neergelegd. Wij willen deze transformatie in een realistisch tempo en gefaseerd aanpakken. Daarom stellen we jaarlijkse uitvoeringsplannen daarvoor op. Onze ruimte om daarin zelf keuzes te maken is niet onbeperkt. Er zijn talloze nieuwe wetten die gevolgen hebben voor onze manier van werken en automatiseren. Denk aan de Omgevingswet, de Wet digitale overheid of de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Hier kunnen we niet omheen. Dat heeft gevolgen voor de manier van werken binnen en vanuit de organisatie. De kunst is hier om het niet alleen maar te doen omdat we het moeten; maar vooral te kijken waar het ons kan helpen in het bereiken van onze doelstellingen.

Eind november is een concept van het Uitvoeringsplan 2019 voor de Digitale Transformatie ter kennisname aan de gemeenteraad aangeboden. Het plan staat in 2019 in het teken van bouwen aan de basis en het realiseren van de randvoorwaarden daarvoor. Het plan is verdeeld in vier thema’s: samenleving, systemen, processen en mensen. Uitgangspunt van het plan is dat het haalbaar en realistisch moet zijn. Daarop vindt begin 2019 een interne toetsing plaats.

Daarnaast zijn de uitkomsten van de ICT-onderzoeken die voortvloeien uit de motie ‘Duidelijkheid over de staat van de ICT’ van invloed op de definitieve inhoud van het Uitvoeringsplan 2019. Eind 2018 zijn de rapportages van drie onderzoeken aangeboden. De onderzoekers geven een rijk beeld van de ICT én de inbedding daarvan in de organisatie. Op onderdelen blijkt dat we op de goede weg zijn. De onderzoekers constateren bijvoorbeeld dat na de forse investering in ICT-hardware in het voorjaar van 2018 de continuïteit van de hardware op orde is. Daarnaast blijkt dat er nog veel werk aan de winkel is. Voorbeelden daarvan zijn: ontwikkeling van kaders voor automatisering, versterking van projectmatig werken, creëren van cruciale functies op het gebied van informatiemanagement en structurele inbedding van financiering van ICT-infrastructuur in de financiële huishouding van de gemeente. In het Uitvoeringsplan 2019 voor de Digitale Transformatie verwerken wij de uitkomsten van deze onderzoeken. Wij hebben u in onze brief van 27 november 2018 toegezegd u op de hoogte te zullen brengen als er hierdoor grote aanpassingen in het plan voor 2019 aangebracht moeten worden.

3. Huisvesting
In het college-uitvoeringsprogramma 2018 – 2022 zijn middelen opgenomen voor een herinrichting van de kantoorruimte in het raadhuis. De noodzaak daartoe is ingegeven door verscheidene factoren. Deze factoren zijn gebaseerd op ervaringen met de huidige huisvesting. Daarnaast komen zij voort uit de Digitale Transformatie die in gang is gezet. Vorig jaar is een inventarisatieronde gehouden waarbij de afdelingen gevraagd is naar hun huisvestingsbehoeften en –wensen. Daarnaast liggen de verbeterpunten uit het medewerkers tevredenheidsonderzoek 2017 ten grondslag aan de voorgenomen investering in de huisvesting. Tenslotte is er een sterke relatie tussen huisvestingsvoorzieningen en de Digitale Transformatie: randvoorwaarde om te kunnen digitaliseren is aanpassing in de huisvesting op een aantal aspecten.  

Met de herinrichting van het raadhuis willen we voorzien in de volgende huisvestingsbehoeften:  

Voor de herinrichting van het raadhuis zijn drie scenario’s uitgewerkt:

• Minimaal scenario: modernisering van de inrichting;
• Maximaal scenario: volledige flexibele huisvesting;
• Tussen-scenario: hybride flexibele huisvesting.

Het hybride tussen-scenario houdt in: verwijderen wanden en gangstructuren; werkplekken delen waar mogelijk; activiteiten gerichte huisvesting creëren afhankelijk van de aard van het werk; modernisering van werkomgeving en middelen. We hebben voor dit scenario gekozen omdat dat de meest optimale invulling geeft aan bovenstaande huisvestingsbehoeften. Realisatie van de herinrichting van het raadhuis zal in 2019 en 2020 plaatsvinden.

4. Baten organisatieontwikkeling
Het investeren in de organisatieverandering, in digitale producten en huisvesting kost geld dat we bij voorkeur willen vrijmaken binnen organisatiebudgetten. In de opgave ‘Baten Organisatieontwikkeling’ gaan we op zoek naar de immateriële baten en structurele financieringsmogelijkheden van de organisatieontwikkeling. Daarbij hebben we de zoekrichtingen breed gedefinieerd, omdat we voorzien dat de mogelijke opbrengsten uit digitalisering onvoldoende zullen zijn om de benodigde ICT-investeringen te kunnen financieren. Naar verwachting zal daarbij ‘de kost voor de baat uitgaan’. Daarom nemen we in deze opgave onder meer als zoekrichtingen mee: waar in de organisatie is procesoptimalisatie mogelijk? doen we de goede dingen en doen we deze goed? waar kan uit- of inbesteden leiden tot verbetering van de kwaliteit en continuïteit in de dienstverlening tegen dezelfde of lagere kosten?

De uitkomst van een eerste concern-brede inventarisatie zal voor een deel betrekking hebben op de bedrijfsvoering. Voor de implementatie daarvan is geen bestuurlijke besluitvorming nodig.