Bedrijfsvoering

Werken voor inwoners en ondernemers in Aalsmeer en Amstelveen
Bestuurlijke en financiële evaluatie
In 2017 zijn de bestuurlijke en financiële evaluaties van de samenwerking tussen Amstelveen en Aalsmeer afgerond. Een aantal actiepunten uit die evaluaties is geïmplementeerd. De gemeente Aalsmeer heeft medio 2018 besloten dat de parttime inzet van de gemeentesecretaris Aalsmeer als directeur van de organisatie AA niet meer nodig is. De gemeentesecretaris is sinds de zomer van 2018 fulltime ingezet in zijn rol als eerste adviseur van het nieuwe gemeentebestuur Aalsmeer. Eind 2018 is een derde directeur ad interim aangesteld. Zij krijgt de verantwoordelijkheid voor de bedrijfsvoering en de onderdelen Digitale Transformatie en Baten Organisatieontwikkeling uit het programma Organisatieontwikkeling.

Training “werken voor twee besturen”
In 2017 is gestart met het aanbieden van een training voor medewerkers die voor de twee besturen werken. Dit bevat verkenning van de:

• achtergrond van de twee gemeenten (ontstaansgeschiedenis, bevolkingssamenstelling, politieke voorkeuren, etc.);
• besturen van de twee gemeenten in zowel hun college- en raadsprogramma als in bestuursstijlen.

In de tweede helft van 2018 en 2019 zetten we deze training voort als ondersteuning voor de gewenste kwaliteit van het werken voor de twee nieuwe colleges.

Projectbeheersing fysiek domein (213a-onderzoek)
In 2017 heeft een 213a-onderzoek plaatsgevonden naar de projectbeheersing in het fysieke domein. Uit het onderzoek bleek dat het projectmatig werken binnen het fysiek domein verbetering behoeft. De betrokken afdelingen zijn hiermee aan de slag gegaan, bijvoorbeeld door aanscherping van werkwijzen bij opdracht geven/opdracht nemen en door de vorming van een nieuwe afdeling “Projecten & Advies” voor de beheerstaken voor de buitenruimte. Aanbevelingen uit het 213a-onderzoek nemen we verder mee in de organisatieontwikkeling in het fysiek domein.

Onderzoeken
Om relevante data te verzamelen en de tevredenheid over onze dienstverlening te meten voeren we periodieke onderzoeken uit. In 2018 zijn de volgende onderzoeken afgerond:

• Cliënt tevredenheidsonderzoek WMO;
• Cliënt tevredenheidsonderzoek Jeugdhulp/-zorg (in regionaal verband);
• Cliënt tevredenheidsonderzoek Participatiewet;
• Onderzoek MKB-vriendelijkste gemeente;
• Onderzoek lokale media Amstelveen;
• Integrale Veiligheidsmonitor (door OIS Amsterdam, doorlopend onderzoek);
• Wonen in de Regio Amsterdam (door OIS Amsterdam).

HRM
Arbeidsmarkt
De krapte op de arbeidsmarkt is ook binnen onze gemeente voelbaar, zowel voor inhuur als voor vacatures voor vaste functies. Met name op het gebied van bouwen en ICT is de schaarste groot. Maar ook op andere werkterreinen is recruitment een uitdaging. Daarom hebben we geïnvesteerd in moderne arbeidsmarktcommunicatie, de inzet van nieuwe wervingskanalen (met name social media) en een modern ‘onboardingstraject waarlangs medewerkers snel worden ingewerkt in inns en outs van onze organisatie.

De recruitmentinstellingen hebben geleid tot verjonging: van alle instroom in 2018 was 62% te kenmerken als ‘millenial’ (geboren tussen 1980 en 2000).

AA-academie
In 2017 is de “AA-academie” gestart. Dit vormt het centrale platform voor de organisatie van interne trainingen, workshops en inspiratiebijeenkomsten voor medewerkers en leidinggevenden. Onderwerpen die aan bod komen zijn onder andere werken voor twee besturen, hoe werkt de gemeente?, basiscursus financiën: de wereld achter de cijfers, introductie Omgevingswet, integriteit en werken met Insights. Ook biedt de AA-academie medewerkers een test aan waarmee zij op individueel niveau mogelijke oorzaken van werkdruk kunnen onderzoeken inclusief handvatten voor de medewerker en leidinggevende hoe hiermee om te gaan. In 2018 is de AA-academie ‘volwassen’ geworden en een waardevol instrument binnen de organisatie AA gebleken voor het op peil houden van professionele vaardigheden van medewerkers.

Generatiepact, marktconformiteit en functiewaarderingssysteem
In 2017 is gestart met een generatiepact, een aanbeveling vanuit de cao. Het generatiepact is eind 2018 geëvalueerd en in 2019 wordt besloten of de regeling zal worden gecontinueerd.

Gegeven de gespannen arbeidsmarkt is marktconforme beloning van medewerkers een groeiend aandachtspunt. Voor aanpassing van niet-marktconforme beloningen is er een structureel tekort aan financiële ruimte binnen de bedrijfsvoering.

In 2018 is de implementatie van een nieuw functiewaarderingssysteem (HR21) gestart. Eind 2018 zijn alle medewerkers geïnformeerd over de inpassing van hun functie in HR21. Begin 2019 zullen wij eventuele bezwaren afhandelen. Daarmee is de implementatie van HR21 voltooid.

Arbeidsgehandicapten
De zogenaamde Quotumwet verplicht overheidswerkgevers ertoe in toenemende mate arbeidsgehandicapte medewerkers in dienst te hebben. Uit een evaluatie in 2018 is gebleken dat Amstelveen goed voldoet aan de norm. Omdat de Quotumwet ook enkele negatieve gevolgen met zich meebracht is deze wet eind 2018 opgeheven. In 2019 zal duidelijk worden wat hiervan de gevolgen zijn voor onze gemeente.

Veilige Publieke Taak
Ambtenaren en bestuurders moeten hun publieke taak veilig kunnen uitvoeren. Dit heeft blijvende aandacht. In 2018 is de organisatie-brede norm aangescherpt: ‘’Agressie en geweld tegen medewerkers is ongewenst en accepteren wij niet’’. Medewerkers die hiermee te maken kunnen krijgen hebben deelgenomen aan een training hierover.  

Wet Normalisering Rechtspositie Ambtenaren (WNRA)
Per 1 januari 2020 is de WNRA van kracht, 2019 vormt het implementatiejaar. Kern van de nieuwe wet is dat de arbeidsverhouding tussen overheidswerkgever en werknemer gelijk geschakeld wordt met het privaatrecht. In 2018 is reeds gestart met de voorbereidingen, 2019 vormt het implementatiejaar.

ICT
Programma Digitaal Werken
Er is de afgelopen twee jaar fors geïnvesteerd in het programma digitaal werken. Dit betreft de implementatie van de volgende vier nieuwe systemen conform raadsbesluit uit 2015:

• regiesysteem voor het sociaal domein;
• nieuwe websites voor Amstelveen/Aalsmeer, incl. Zorgvlied en de gemeentebelastingen Amstelland;
• intranet voor de organisatie AA;
• applicatie Squit voor vergunningen, toezicht en handhaving;
• vervanging van het oude zaaksysteem InProces 1.4 door het nieuwe zaaksysteem, InProces 2.10.

Begin 2019 wordt de implementatie van deze systemen afgerond. Noodzakelijke nazorg of follow-up van de introductie van het nieuwe zaaksysteem nemen wij mee in het Uitvoeringsplan 2019 voor de Digitale Transformatie. De uitkomst van de ICT-onderzoeken naar aanleiding van de motie ‘Duidelijkheid over de staat van de ICT’ is daarin verwerkt.

Informatieveiligheid
In 2017 is een verbeterplan voor informatieveiligheid uitgevoerd en is formatie gecreëerd om structurele aandacht voor informatieveiligheid binnen de organisatie te waarborgen.

Het jaar 2017 is voor Nederlandse gemeenten het eerste jaar geweest dat zij de regels van ENSIA (Eenduidige Normatiek Single Information Audit) moesten volgen. ENSIA biedt gemeenten een gemeente-breed normenkader op gebied van Informatieveiligheid dat voor alle gemeentelijke werkprocessen van toepassing is. Jaarlijks vindt er een formele onafhankelijke audit plaats op informatieveiligheid. Deze audit is gestart op een beperkt aantal gebieden, te weten SUWI en DigiD en wordt ieder jaar verder verbreed met nieuwe gemeentelijke werkgebieden. Door de breedte en complexiteit van deze nieuwe regelgeving pakken wij informatieveiligheid planmatig op. Jaarlijks voeren we een risico-inventarisatie uit, stellen we een jaarplan informatieveiligheid en privacy vast en toetsen wij het informatieveiligheidsbeleid.

In het informatieveiligheidsbeleid zijn niet alleen de uitgangspunten opgenomen voor het veilige en zorgvuldige gebruik van informatie ten behoeve van een betrouwbare en continue dienstverlening. Het bevat eveneens uitgangspunten om te voldoen aan wet- en regelgeving (zoals privacy) en om risico’s te beheersen. Daarnaast zijn doelstellingen opgenomen om te voldoen aan Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG) als het gemeentelijk basisnormenkader. In het beleid zijn ook meer operationele uitgangspunten opgenomen, waaronder de veiligheid van mobiele apparaten, als telefoons en Ipads, om veiligheidsincidenten c.q. datalekken te voorkomen. Over de voortgang van het jaarlijkse verbeterplan informatieveiligheid en privacy rapporteren wij  periodiek.

Naast deze nieuwe kaders en voorschriften op gebied van informatieveiligheid is op 25 mei 2018 de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in werking getreden. Dat betekent dat er vanaf die datum dezelfde privacywetgeving geldt in de hele Europese Unie (EU). In 2017 en 2018 zijn door de organisatie AA de noodzakelijke maatregelen geïmplementeerd om aan de AVG te gaan voldoen.

Noodzakelijke investeringen in ICT hard- en software
Eind 2017 is gebleken dat cruciale achterliggende systemen van het ICT-netwerk van de organisatie AA (de Citrixservers) vanaf medio 2018 niet langer ondersteund zouden worden door leveranciers. Om de continuïteit van de gemeentelijke dienstverlening te waarborgen was het noodzakelijk om een pakket hard- en software aan te schaffen voor een budget van € 2,8 mln. In mei 2018 is door de raad ingestemd met deze aanschaf. Hierdoor kon de noodzakelijke vervanging van ICT-apparatuur en –systemen vóór de zomer plaatsvinden.

Naar aanleiding van dit voorstel heeft de gemeenteraad de motie ‘Duidelijkheid over de staat van de ICT’ aangenomen. In die motie is gevraagd een aantal onderzoeken uit te voeren naar:

• de risico’s van de ICT-infrastructuur van de organisatie AA
• de organisatie en aansturing van de ICT-beheerorganisatie;
• de overdracht van het programma Digitaal Werken naar de beheerorganisatie.

De uitkomsten en aanbevelingen uit deze onderzoeken zijn in de paragraaf Organisatieontwikkeling bij de toelichting op de Digitale Transformatie toegelicht.

Externe inhuur
Uitgangspunt van het college is dat de werkzaamheden zoveel als mogelijk door het eigen personeel worden gedaan. Dit draagt bij aan een robuuste organisatie die interessant werk heeft, ontplooiingskansen biedt aan het personeel en de diensten en producten levert tegen zo laag mogelijke kosten.

De externe inhuur is als volgt langs twee lijnen ingedeeld:

1. inhuur van personeel om het werk van de gemeentelijke organisatie doorgang te laten vinden, waarbij de werkzaamheden onder verantwoordelijkheid van het management worden uitgevoerd;
2. extern advies; inhuur op project/ad hoc basis van specialistische kennis/vaardigheden waarbij de verantwoordelijkheid voor het verstrekte advies/ondersteuning berust bij de adviseur/het adviesbureau.

Op grond van de Wet Normering Topinkomens mag het inkomen van topfunctionarissen in de (semi) publieke sector behoudens overgangsrecht maximaal 100% van een ministerssalaris zijn. Deze norm geldt ook voor inhuurkrachten. Voor 2018 is het algemene bezoldigingsmaximum vastgesteld op € 189.000

Ter vergelijking van de werkelijk externe inhuur in 2018 is de prognose in de tweede tijdvak 2018 en de rekening 2017 opgenomen in onderstaande tabel (bedrag x € 1.000).

Inhuur
Voor ongeveer 70% wordt de inhuur ingezet voor projecten, planontwikkeling, (toezicht) omgevingsvergunningen en ICT/digitaal werken (€ 13,3 miljoen). Werkzaamheden waarvoor het in de huidige arbeidsmarkt moeilijk is om personeel voor aan te trekken.

De toename ten opzichte van de tweede tijdvak heeft vooral betrekking op de inhuur voor toezicht op grotere bouwprojecten. Na de 2e tijdvak prognose is sprake van een gewijzigde systematiek waardoor zowel de baten van projecten als de hieraan gekoppelde kosten (toezicht) in hetzelfde jaar worden verantwoord. Dit betekent dat bij opmaak van de jaarrekening voor ongeveer € 1,8 miljoen aan inhuurkosten is verwerkt voor het toezicht op bouwprojecten in 2019/2020, waarvan de baten in 2018 zijn ontvangen.

Extern advies
Ten opzichte van de tweede tijdvak is door enkele afdelingen iets meer extern advies ingehuurd dan werd verwacht. Dit betreft met name Jeugd & Samenleving, Vastgoed en Werk & Inkomen.

Financiële functie
Herinrichting en doorontwikkeling financiële functie – ‘control in control’
De herinrichting en doorontwikkeling van de financiële functie loopt. Onderdeel daarvan is versterking van de rol van de organisatie in de werkzaamheden rond de P&C-cyclus. Om de beheersing van de uitvoering van de gemeentelijke taken te vergroten is in 2016 een verbeterplan ‘Control in Control’ opgesteld en aan de raad aangeboden. Op  verzoek van de gemeenteraad heeft onze accountant BDO tussentijds (eind 2016) de voortgang van het plan beoordeeld. Conclusie destijds was dat “het plan serieus wordt opgevolgd”, maar ook dat “niet alle doelstellingen zullen worden gerealiseerd op het geplande tijdstip”.

In de Managementletter 2018 is te lezen dat de beheersing van alle voor de accountantscontrole relevante processen als ‘voldoende’ wordt aangemerkt. Tegelijkertijd constateert zowel ons college als de accountant dat nog niet alle acties uit het verbeterplan zijn geïmplementeerd. Het college draagt er zorg voor dat in 2019 de resterende openstaande punten worden opgevolgd en duurzaam zullen zijn belegd in de uitvoering.